• Välkommen till ett uppdaterat Klocksnack.se

    Efter ett digert arbete är nu den största uppdateringen av Klocksnack.se någonsin klar att se dagens ljus.
    Forumet kommer nu bli ännu snabbare, mer lättanvänt och framför allt fyllt med nya funktioner.

    Vi har skapat en tråd på diskussionsdelen för feedback och tekniska frågeställningar.

    Tack för att ni är med och skapar Skandinaviens bästa klockforum!

    /Hook & Leben

It relaterade tips & tricks

snabelhund

snabelhund

Basic
Jag har nyligen bytt jobb och gått från egen plats till aktivitetsbaserat landskap. Detta gör att jag försöker fasa ut papper, pärmar och liknande och istället bli mer digital. Eftersom jag tänker det finns en hel del kunskap kring området så tar jag tacksamt emot alla tips. Kör onenote och gillar det, men är total nybörjare och hittills jag inte lyckats ersätta papper och penna med programmet

Skulle även behöva idéer kring hur ni som jobbar mkt runt datorn och samtidigt har mycket möten och annat på gång håller er organiserade och håller rent i inboxen etc.

Som sagt tar gärna emot tips eller metoder som funkar då högen av post it lappar känns lite förlegad och som ett onödigt stressmoment.:(
 
Jag har extremt mkt resor, möten etc i mitt jobb men jag har gått tillbaka till old school metoder. Dels back to basic och mimimera, dels för att jag inte alltid har dator med mig och vägrar sitta och knappa i en mobiltelefon.

Några av mina tips (om det kan gynna någon):
- Ringer hellre än mailar männsikor.

- Undviker att skicka mail till fler än 5 mottagare så långt det är möjligt, massmail tenderar att tappa i effekt och förtroende och ses som väldig topersonligt.

- Skriver kortare mail och skippar upprepningar, självklarheter som redan framgår av kontext eller rubrik.

- Undvikar att CC människor i mail, blir mer personligt och mottagen tar det mer på allvar om det inte är skyffla/delgera/not my problem any more mail...

- Använder alltid (samma) manuella olinjerade anteckningsbok, skriver väldigt litet med liten text och max en sida per möte oavsett längd och innehåll. Bara korta nyckelord kring aktiviteter och beslut, d v s ingen faktainsamling, det finns ofta i presentation och efteråt i minutes. På så vis kan jag alltid gå tillbaka och spåra vitkigaste som avhandlades och vem som skulle göra vad, klassiskt management/chefskap mao.

- Undivker att ha synpunkter om det jag inte kan eller varit med om/insatt i, välja sina fighter och lyssna mycket på människor.

- Insett att det är skillnad på att Ha Rätt och Få Rätt i en organisation, det senare handlar mycket om hur man jobbar med det jag räknar upp ovan.
 
JLC skrev:
Jag har extremt mkt resor, möten etc i mitt jobb men jag har gått tillbaka till old school metoder. Dels back to basic och mimimera, dels för att jag inte alltid har dator med mig och vägrar sitta och knappa i en mobiltelefon.

Några av mina tips (om det kan gynna någon):
- Ringer hellre än mailar männsikor.

- Undviker att skicka mail till fler än 5 mottagare så långt det är möjligt, massmail tenderar att tappa i effekt och förtroende och ses som väldig topersonligt.

- Skriver kortare mail och skippar upprepningar, självklarheter som redan framgår av kontext eller rubrik.

- Undvikar att CC människor i mail, blir mer personligt och mottagen tar det mer på allvar om det inte är skyffla/delgera/not my problem any more mail...

- Använder alltid (samma) manuella olinjerade anteckningsbok, skriver väldigt litet med liten text och max en sida per möte oavsett längd och innehåll. Bara korta nyckelord kring aktiviteter och beslut, d v s ingen faktainsamling, det finns ofta i presentation och efteråt i minutes. På så vis kan jag alltid gå tillbaka och spåra vitkigaste som avhandlades och vem som skulle göra vad, klassiskt management/chefskap mao.

- Undivker att ha synpunkter om det jag inte kan eller varit med om/insatt i, välja sina fighter och lyssna mycket på människor.

- Insett att det är skillnad på att Ha Rätt och Få Rätt i en organisation, det senare handlar mycket om hur man jobbar med det jag räknar upp ovan.
Klicka för att se resterande...

Näst sista punkten är så sjukt viktig. Det avgör typ helt och hållet hur man uppfattas som person och i ett senare skede vilken tyngd ens röst får. Det eller skaffa en PP Nautilus och köra uppvik samtidigt som man konsekvent sitter vid bordsgaveln även om möbleringen egentligen inte tillåter det.
 
Norrlänningen skrev:
Näst sista punkten är så sjukt viktig. Det avgör typ helt och hållet hur man uppfattas som person och i ett senare skede vilken tyngd ens röst får. Det eller skaffa en PP Nautilus och köra uppvik samtidigt som man konsekvent sitter vid bordsgaveln även om möbleringen egentligen inte tillåter det.
Klicka för att se resterande...
Finns även andra tricks man får lära sig om man hänger med underrättelsemännsikor, såsom hur man möblerar rummet och placerar sig när man håller förhör (förlåt, intervju menar jag... ). Kallas för intervjuteknik och retorik i andra sammanhang...
 
Som svar på en av dina frågor så har jag valt att avsätta administrativ tid i kalendern, bokar alltså upp tid för mig själv så ingen bokar dessa timmar. Under denna tid så jobbar jag ikapp administrativa sysslor och vid behov besvarar e-mail av mindre kritisk karaktär etc.

Hur mkt tid är beroende på personliga behov och förutsättningar - jag har valt 30 min/dag plus 2 timmar en gång i veckan.

Däremellan så har jag valt att stänga ner notifieringar så att jag inte konstant ser hur mailboxen fylls på under möten utan jobbar engagerat och fokuserat. För mig är risken annars att jag försöker göra 3 saker samtidigt och ingen av dem till full belåtenhet.

Gällande inkommande mail så markerar jag pågående frågeställningar med blått och kritiska med rött, om jag inväntar input från kund eller andra markerar jag med gult och sätter en notis för uppföljning, sedan flyttar jag undan i olika arkivmappar enligt en when struktur när något är stängt eller hanterat.
 
Alltid passar det inte att göra noteringar på datorn och behöver de göras på papper. Skaffa en smidig app som gör pdf fil av fotot och spar filen, släng pappret så har du kvar anteckningarna elektroniskt.
 
Senast ändrad:
JLC skrev:
Jag har extremt mkt resor, möten etc i mitt jobb men jag har gått tillbaka till old school metoder. Dels back to basic och mimimera, dels för att jag inte alltid har dator med mig och vägrar sitta och knappa i en mobiltelefon.

Några av mina tips (om det kan gynna någon):
- Ringer hellre än mailar männsikor.

- Undviker att skicka mail till fler än 5 mottagare så långt det är möjligt, massmail tenderar att tappa i effekt och förtroende och ses som väldig topersonligt.

- Skriver kortare mail och skippar upprepningar, självklarheter som redan framgår av kontext eller rubrik.

- Undvikar att CC människor i mail, blir mer personligt och mottagen tar det mer på allvar om det inte är skyffla/delgera/not my problem any more mail...

- Använder alltid (samma) manuella olinjerade anteckningsbok, skriver väldigt litet med liten text och max en sida per möte oavsett längd och innehåll. Bara korta nyckelord kring aktiviteter och beslut, d v s ingen faktainsamling, det finns ofta i presentation och efteråt i minutes. På så vis kan jag alltid gå tillbaka och spåra vitkigaste som avhandlades och vem som skulle göra vad, klassiskt management/chefskap mao.

- Undivker att ha synpunkter om det jag inte kan eller varit med om/insatt i, välja sina fighter och lyssna mycket på människor.

- Insett att det är skillnad på att Ha Rätt och Få Rätt i en organisation, det senare handlar mycket om hur man jobbar med det jag räknar upp ovan.
Klicka för att se resterande...


Tycker det låter intressant, lyckas du utesluta mycket mail genom att ringa istället?
 
Jobbar nån med inbox zero fötrresten? Är det en gångbar metod? Känner mig lite dubbel då jag ofta behöver spåra olika konversationer i mail..
 
snabelhund skrev:
Jobbar nån med inbox zero fötrresten? Är det en gångbar metod? Känner mig lite dubbel då jag ofta behöver spåra olika konversationer i mail..
Klicka för att se resterande...
Ja det jag beskrev tidigare är min ”lagom variant” av Inbox Zero.

Ärenden som är pågående flaggas som just det och det bearbetar jag under min schemalagda admintid. Det som kan svaras snabbt gör jag just det och arkiverar vilket är mitt sätt att benämna som klart. Mail som endast är för info flyttas till en mapp i arkiv och det som skall hanteras av andra delegerar jag omgående. Inga notifieringar på mailen utan kollar den i omgångar och hanterar då omgående enligt min struktur.
 
snabelhund skrev:
Jobbar nån med inbox zero fötrresten? Är det en gångbar metod? Känner mig lite dubbel då jag ofta behöver spåra olika konversationer i mail..
Klicka för att se resterande...
Ja. Går igenom inkorgen ett par gånger om dagen. Allt som kräver någon typ av aktivitet som tar längre än ett par minuter läggs i en mapp. Allt som jag inte behlver göra något med men behöver kunna ta fram senare flyttas till arkivmapp. Där hamnar även aktivitetsmailen när de är gjorda. Har även en mapp för längre mail eller bilagor som inte kräver att man återkommer eller gör något för någon annan och som jag kan läsa senare när det passar. De som jag kan svara på eller läsa igenom och ta till mig på ett par minuter svarar jag på direkt. Oväsentliga mail raderas.

Detta är gjort på kanske 10-15 minuter ett par gånger om dagen. Däremellan kollar jag inte inkorgen utan endast aktivitetsmappen (där man prioriterar) eller i ”läsa senare”-mappen. Oerhört skönt att ha struktur och liten risk att något glöms bort samtidigt som man behandlar det viktigaste först.
 
snabelhund skrev:
Jag har nyligen bytt jobb och gått från egen plats till aktivitetsbaserat landskap. Detta gör att jag försöker fasa ut papper, pärmar och liknande och istället bli mer digital. Eftersom jag tänker det finns en hel del kunskap kring området så tar jag tacksamt emot alla tips. Kör onenote och gillar det, men är total nybörjare och hittills jag inte lyckats ersätta papper och penna med programmet

Skulle även behöva idéer kring hur ni som jobbar mkt runt datorn och samtidigt har mycket möten och annat på gång håller er organiserade och håller rent i inboxen etc.

Som sagt tar gärna emot tips eller metoder som funkar då högen av post it lappar känns lite förlegad och som ett onödigt stressmoment.:(
Klicka för att se resterande...

Jag har min mail och kalender synkad som i sin tur är synkad med mobiltelefonen. Så alla möten jag skriver in kalendern syns både i dator och mobil. Enkelt att alltid ha koll på möten. Har själv kört onenote i lite över ett år och var totalt ointressad först, tyckte det var djävulens påfund.. Men sen ju mer man jobbar i det ju smidigare blir det. Också bra att man kan ha gemensamma mappar med kollegor, om det är något man behöver dela med sig. Med det sagt så har jag ändå en drös med post-itlappar på mitt skrivbord.:D:D. Så jäkla smidigt att skriva ner något snabbt om man får ett viktigt samtal.
 
Ang. "Inbox Zero" och olika GTD-metoder; var på en föreläsning inom ramen för min MBA med Dr. Tobias Kiefer på ämnet "Ambition Realized - Fit to Lead" (rekommenderas!), och han delade med sig av följande struktur (rätt vanlig nör man söker på GTD inbox på nätet) som jag tänkt implementera nu när jag kört min egen variant av "Inbox Zero" i några månader, för att s.a.s. ta det till nästa nivå:

Folder structure:
New action
Today
This week
Someday/maybe
Waiting for
Ideas
Done

Today, this week, someday etc. är för att se deadline, och hjälper en att prioritera rätt saker.
För att sortera in i mapparna ovanv kan man använda sig av följande kriterier:

Is it actionable? Yes/No (No -> trash)
Can I delegate it? Yes/No (No -> next step)
Does it take less than two minutes? Yes/No (Yes -> Do it now! No -> schedule time)
Less than 10/20/30/60 (osv) min? Isf sortera in i mappar på det sättet, så man kan plocka upp "rätt" aktivitet när man har 10/20/30/60 (osv) min för att göra något produktivt.

Han föreslog även Trello och att sätta upp det enl. ovan, men det skulle inte funka för mig på grund av sekretesskrav.
 
Kanske inte specifikt just för kontorsjobb men:

- Evernote för att spara alla papper i. Fotar dom med valfritt Scan program till telefonen.

- Google Keep för övriga anteckningar .

- automatiska labels i gmail (typ alla jobb mail får automatiskt etiketten jobb osv) .
 
Du måste logga in eller registrera dig för att svara här.
Tillbaka
Topp